Crisisorganisaties veiligheidsregio en GGD draaien op volle toeren tijdens coronacrisis (deel 1)

“Het systeem dat we in Fryslân hanteren, werkt gewoon goed”. Het coronavirus COVID-19 heeft momenteel grote invloed op onze levens. De overheid en tal van andere organisaties in Nederland zijn druk met het beheersen en bestrijden van deze crisis van ongekende omvang. In onze provincie spelen Veiligheidsregio Fryslân en de daarbij ondergebrachte GGD Fryslân hierin een belangrijke rol. Maar wat is die rol nou eigenlijk precies tijdens deze crisis? Ditmaal komt operationeel leider Henk Verbunt aan het woord.

In februari dit jaar dook het coronavirus op in steeds meer landen om ons heen. Omdat het een kwestie van tijd was voordat het virus Nederland en ook Fryslân zou bereiken, dachten de veiligheidsregio en de GGD al op tijd na over hoe de crisisorganisatie er in dat geval uit zou komen te zien. Toen begin maart de eerste gevallen van COVID-19 werden vastgesteld in onze provincie, is meteen opgeschaald naar de zogeheten GRIP 4-structuur. GRIP staat voor gecoördineerde regionale incidentenbestrijdingsprocedure. GRIP 4 wil zeggen dat de crisis gemeentegrens-overschrijdend is.

Multidisciplinair

Bij opschaling naar GRIP 4 wordt een regionaal beleidsteam (RBT) gevormd en krijgt de bestuursvoorzitter van de veiligheidsregio de leiding. In Fryslân is dat Sybrand Buma, de burgemeester van Leeuwarden. Binnen de GRIP-4-structuur is ook een multidisciplinair regionaal operationeel team (ROT) actief, dat zorgt voor de operationele aansturing van de crisisorganisatie. Multidisciplinair wil zeggen dat verschillende hulpdiensten zijn vertegenwoordigd. Het ROT heeft ook een voorname adviesfunctie in het RBT en de operationeel leider van het ROT is dan ook vertegenwoordigd in dat beleidsteam. In het ROT zitten naast de operationeel leider ook algemeen commandanten van politie, brandweer, bevolkingszorg en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR). Verder zitten er vertegenwoordigers in van Defensie, Openbaar Ministerie en Wetterskip Fryslân, evenals een informatiemanager, een communicatieadviseur en een adviseur van de operationeel leider. Omdat het hier vooral om een gezondheidscrisis gaat, zitten de vertegenwoordigers van de brandweer en het waterschap nu niet standaard aan tafel.

Nevenfunctie

Eén van de operationeel leiders van het ROT is Henk Verbunt. Tijdens de coronacrisis wisselt hij deze functie aanvankelijk af met Saskia van den Broek, sinds 1 mei treedt daarnaast ook Gerben van Alst op als operationeel leider. Een operationeel leider heeft steeds één week dienst. Het betreft een nevenfunctie: Verbunt is in het dagelijks leven gemeentesecretaris van de gemeente Noardeast-Fryslân, Van den Broek heeft diezelfde functie bij de gemeente Harlingen. Van Alst is hoofd van de afdeling Crisisbeheersing van Veiligheidsregio Fryslân. Doorgaans zijn er vier of vijf operationeel leiders beschikbaar in onze provincie. Vanwege de aard en duur van deze crisis en de achtergrond van deze drie crisisfunctionarissen is besloten dat zij deze rol samen op zich nemen. Verbunt: “Gelukkig heb ik een loco-secretaris die mijn werk goed kan overnemen en onze burgemeester vindt het belangrijk dat ik dit doe. Bovendien geeft mijn gezin mij hiervoor de ruimte. Anders zou ik deze rol niet zo vaak kunnen vervullen over een langere periode.”

Intensief

Ook voor veel andere mensen binnen de crisisorganisatie van Veiligheidsregio Fryslân geldt dat ze hun crisiswerkzaamheden naast hun normale werk doen. Dat kan bij de veiligheidsregio, de provincie of een gemeente zijn, maar bijvoorbeeld ook bij een zorginstelling. Al met al gaat het om een behoorlijk grote groep mensen die in deze zogeheten expertgroepen zitten. “Het systeem dat we hiervoor in Fryslân hanteren, werkt gewoon goed”, aldus Henk Verbunt. “In de meeste veiligheidsregio’s zijn operationeel leiders doorgaans politie- of brandweercommandanten. Wij hebben ervoor gekozen om ook mensen uit de gemeentewereld in te zetten. Dat past goed bij hoe wij in Fryslân gewend zijn met elkaar te werken. We doen hier toch al veel samen als gemeenten, omdat we weten dat we het alleen niet redden.”

Verbunt ervaart het werken in de crisisorganisatie als intensief. “Je bent er niet de hele dag aan één stuk door mee bezig, maar je moet wel van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat beschikbaar zijn voor overleg. Dus verdeeld over een dag kun je er nog behoorlijk druk mee zijn. Hoewel het ook weer niet zo is dat je niets anders kunt doen, is het na een week altijd wel fijn om weer afgelost te worden.”

Continuïteit zorg ondersteunen

“Anders dan bij veel andere crises waarbij in een GRIP-structuur wordt gewerkt, is dit natuurlijk geen acute en relatief kortdurende crisis, maar eentje die je min of meer kon zien aankomen. Bovendien duurt hij veel langer dan de meeste andere crises”, vertelt Henk Verbunt. “Als ROT komen we tweemaal per week bijeen in het regionaal coördinatiecentrum van de Meldkamer Noord-Nederland in Drachten. We staan er steeds nadrukkelijk bij stil dat we daar op een veilige manier kunnen werken, met minstens anderhalve meter onderlinge tussenruimte. Dus ook al zitten we in een vitaal proces, ook wij letten erop dat we volgens de RIVM-richtlijnen werken.”

Henk Verbunt licht de rol van het ROT in deze crisis toe: “Bij ons is alles er nu op gericht om de continuïteit van de zorg te ondersteunen. Daarnaast kijken we goed naar wat de coronacrisis betekent voor eventuele maatschappelijke onrust en het gedrag op straat. Daar is door de maatregelen die de Rijksoverheid heeft genomen nog een derde rol bijgekomen: het geven van betekenis aan de noodverordening.”

BOB-structuur

Net als andere delen binnen de crisisorganisatie werkt het ROT volgens de BOB-structuur: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. “Een ROT-vergadering in een acute crisis duurt meestal zo’n twintig minuten en verloopt volgens die strakke BOB-lijnen. In deze crisis duren onze vergaderingen langer, een uur of meer. We nemen veel meer tijd voor afstemming en kunnen wat langer de dialoog voeren over bepaalde vraagstukken. En we kijken verder vooruit: wat staat ons nog meer te wachten in de toekomst? Zo ontstaat een hele andere dynamiek dan bij een acute crisis. Maar onveranderd is dat we in het ROT acties afspreken en besluiten nemen en die daarna ook gaan uitvoeren.” Kwesties die meer bestuurlijke aspecten hebben, brengt de operationeel leider in bij het RBT-overleg.

“De lengte van deze crisis maakt het mogelijk om in de overleggen veel meer in scenario’s te denken. Daarbij kijken we wat er gebeurt in het slechtste geval en wat in het meest gunstige geval. Landelijk zijn daar modellen voor ontwikkeld. Met ondersteuning van het Fries Sociaal Planbureau gebruiken we informatie uit verschillende bronnen en verrijken we die tot een steeds meer data-gedreven en compleet beeld van hoe de Fryske Mienskip omgaat met corona en de beperkingen die dit oplevert”, aldus Henk Verbunt.

Goede sfeer

De Wet op de Veiligheidsregio’s geeft een operationeel leider bevoegdheden waarmee het ROT de meer operationele acties kan bepalen en uitvoeren. Welke dat zijn, wordt vooral in de ROT-overleggen besloten. Op het moment dat de meningen in het ROT verdeeld zijn, heeft de operationeel leider een doorslaggevende stem. “In de praktijk gebeurt dat trouwens vrijwel nooit”, aldus Verbunt, “omdat we er op basis van inhoudelijke argumenten eigenlijk altijd wel uitkomen. Er is sowieso een goede sfeer in het team, waarin de individuele leden ook meedenken over elkaars processen. Gevoed vanuit ieders eigen kolom proberen we zo met één gemeenschappelijk doel tot goede oplossingen te komen.”

Volgende keer: leider Team Bevolkingszorg Ronald Dijksterhuis.